در نمایشگاههای اروپا، شما فقط یک بازدیدکننده نیستید، بلکه نماینده رسمی برند خودتان می باشید و هر قدم، هر دست دادن و هر ایمیل، روی تصویر ذهنی طرفهای اروپایی از شما اثر میگذارد. اگر نخواهید این سفر کاری به چند عکس یادگاری خلاصه شود، شناختن آداب تجاری اروپا بسیار حائز اهمیت می باشد که در سه بخش اصلی – لباس، نحوه معرفی و ارتباط حرفهای – ضروری به بررسی آن پرداخته ایم.
نکات کلیدی در باب آداب تجاری در اروپا
قبل از نمایشگاه، طراحی تصویر حرفهای
حضور حرفهای در نمایشگاه از لحظه ورود به سالن شروع نمیشود و می توان گفت از چند هفته قبلتر آغاز میشود. باید از همان ابتدا تصمیم بگیرید با چه سبک لباس، چه نوع معرفی و با چه لحن گفتاری میخواهید خودتان و شرکتتان را به نمایش بگذارید.
کارهای ضروری قبل از سفر
- آمادهکردن یک معرفی ۳۰ ثانیهای روشن و تمرین شده.
- طراحی و چاپ کارت ویزیت و کاتالوگ حرفهای به زبان انگلیسی.
- بررسی لیست شرکتکنندگان و هماهنگ کردن چند ملاقات از طریق ایمیل پیش از شروع نمایشگاه.
این آمادگی، حضور شما را از یک بازدیدکننده معمولی به یک بازیگر جدی در فضای نمایشگاه تبدیل میکند.
لباس و استایل، برند بیکلام شما
در فرهنگ تجاری اروپا، پوشش شیک و ساده نشانه احترام به خود و طرف مقابل می باشد. سبک رسمی یا بیزینس کژوال تمیز و هماهنگ، بهترین انتخاب برای بیشتر کشورهای اروپایی است و شما را جدی و قابل اعتماد نشان میدهد.
پیشنهاد پوشش برای خانمها و آقایان
- برای آقایان: کت و شلوار یا کت اسپرت با شلوار پارچهای/چینویی تیره، پیراهن ساده و کفش چرمی تمیز؛ در بعضی کشورها استفاده از کراوات رسمیتر است، اما در نمایشگاههای استارتاپی میتوان کمی آزادتر بود.
- برای خانمها: کت و شلوار، کت و دامن تا روی زانو یا لباس اداری ساده با رنگهای خنثی مثل سورمهای، طوسی، مشکی یا بژ، همراه با آرایش ملایم و زیورآلات مینیمال.
جزئیاتی مثل کفش راحت اما مرتب، مو و ریش مرتب و پرهیز از عطر خیلی تند پیام میدهند که شما به نظم و کیفیت اهمیت میدهید.
- نکته طلایی: در نمایشگاه، ظاهر شما قبل از کارت ویزیتتان معرفی میشود، پس می بایست روی هر دو سرمایهگذاری کرد.
لحظه اول، چند ثانیهای که سرنوشتساز است
در راهروهای شلوغ نمایشگاه، شاید فقط چند ثانیه فرصت داشته باشید تا توجه یک تصمیمگیرنده را جلب کنید. یک سلام ساده، لبخند کنترلشده و معرفی کوتاه میتواند آغاز یک رابطه کاری جدی باشد.
الگوی ساده از یک معرفی کوتاه
میتوانید برای معرفی خود از ساختاری شبیه به متن زیر استفاده کنید:
Hello, I am … from … . We produce … and we are looking for partners/distributors in Europe.
صدای مطمئن، کلمات روشن و پرهیز از توضیحات طولانی باعث میشود طرف مقابل بداند شما با برنامه به نمایشگاه آمدهاید.
- نکته طلایی: اگر معرفی شما بیش از ۳۰ ثانیه طول بکشد، احتمالاً در حال گفتن چیزهایی هستید که طرف مقابل نیازی به دانستن آنها در جلسه اول ندارد.
رفتار در غرفه، تعادل بین صمیمیت و رسمیت
زبان بدن شما، همانقدر مهم است که جملاتتان. ایستادن با بدن باز، دستها خارج از جیب، تماس چشمی ملایم و گوشدادن فعال، تصویر یک شریک جدی و قابل اعتماد را در ذهن طرف مقابل میسازد.
نکات عملی در رفتار حضوری
- وسط صحبت طرف مقابل نپرید و بگذارید جملهاش کامل شود.
- در حین صحبت، مدام به گوشی نگاه نکنید.
- میز را با کاتالوگها شلوغ نکنید؛ هر چیز را در زمان مناسب روی میز بیاورید.
- سوالهای دقیق بپرسید، مثلاً در حال حاضر از چه تأمینکنندهای استفاده میکنید؟
این سوالها نشان میدهد شما فقط فروشنده نیستید، بلکه بهدنبال حل مسئله طرف مقابل هستید.
ارسال کردن ایمیل مناسب قبل از نمایشگاه
بسیاری از ملاقاتهای موفق نمایشگاهی، از یک ایمیل خوب شروع میشوند. چند هفته قبل از سفر، میتوانید لیست شرکتهای هدف را از سایت نمایشگاه بردارید و برای مدیر فروش، مدیر صادرات یا مسئول خریدشان ایمیل بفرستید.
ساختار یک ایمیل حرفهای برای درخواست ملاقات
- عنوان شفاف: Meeting request at [Exhibition Name] – [Your Company]
- معرفی کوتاه خود و شرکت در ۲–۳ خط.
- توضیح مختصر دلیل پیشنهاد ملاقات و فایده آن برای هر دو طرف.
- پیشنهاد چند بازه زمانی مشخص برای جلسه.
- امضا همراه با اطلاعات تماس و لینک وبسایت.
- نکته طلایی: یک ایمیل کوتاه و دقیق، شانس گرفتن وقت ملاقات را بیشتر میکند تا یک متن طولانی و احساسی.
وقتگرفتن و مدیریت زمان جلسه
در اروپا، زمان بسیار جدی گرفته میشود و احترام به وقت، نشانه احترام به رابطه است. اگر برای ملاقات ساعت مشخص دارید، ۵ تا ۱۰ دقیقه زودتر در غرفه حاضر شوید تا هم از استرس تأخیر دور باشید، هم حرفهای دیده شوید.
- اگر بدون هماهنگی قبلی به غرفهای سر میزنید، مودبانه و با لحنی مملوع از احترام درخواست جلسه نمایید.
- پذیرفتن زمانی که خودشان پیشنهاد میکنند، شما را در ذهنشان به شریکی منظم و قابل اعتماد تبدیل میکند.
ایمیل بعد از نمایشگاه، جایی که خیلیها بازی را میبازند
نمایشگاه که تمام میشود، فرصتها تازه شروع میشوند. خیلیها بعد از برگشت، کارتهای ویزیت را کنار میگذارند و دیگر سراغشان نمیروند؛ دقیقاً همینجا است که رقبا از آنها جلو میزنند.
الگوی یک ایمیل تشکر و پیگیری
- در ایمیل بعد از نمایشگاه رعایت نکات زیر می تواند به شکل قابل توجهی مفید باشد:
- برای زمانی که در غرفهشان به شما اختصاص دادند تشکر کنید.
- در دو سه جمله یادآوری کنید درباره چه موضوعی صحبت کردید.
- یک «گام بعدی» مشخص پیشنهاد دهید؛ مثلاً ارسال لیست قیمت، نمونه، کاتالوگ یا هماهنگی جلسه آنلاین.
- نکته طلایی: همیشه جلسه را با یک گام مشخص تمام کنید: ارسال لیست قیمت، نمونه، کاتالوگ یا پیشنهاد جلسه بعدی.
پایان جلسه، از خداحافظی معمولی تا شروع یک رابطه جدی
در پایان جلسه، یک جمعبندی کوتاه مثل اینکه: «ما تا سه روز آینده لیست قیمت و کاتالوگ را ارسال میکنیم و بعد از بازخورد شما، یک جلسه آنلاین تنظیم میکنیم» کمک میکند گفتوگو در ذهن طرف مقابل به یک مسیر روشن تبدیل شود.
نگاه چند ثانیهای به کارت ویزیتی که دریافت میکنید، نوشتن یک کلمه کلیدی پشت آن و تشکر واضح برای وقتی که گذاشتهاند، جزئیاتی است که در ذهن طرف مقابل میماند و احتمال پاسخدادن به ایمیلهای شما را بالا میبرد.
سخن پایانی
حضور در نمایشگاههای اروپا فقط به رزرو بلیت و هتل خلاصه نمیشود، این صحنهای است که در آن، حرفهایگری شما زیر ذرهبین قرار میگیرد و اینجاست که
دانستن آداب تجاری در اروپا بیش از پیش مهم می گردد. اگر ظاهر، معرفی، رفتار و ایمیلهای شما با استانداردهای آداب تجاری اروپا هماهنگ باشد، هر ملاقات میتواند یک پله شما را به بازارهای جدید نزدیکتر کند.
با کمی برنامهریزی قبل از سفر، چند تمرین ساده برای معرفی خود، و جدیگرفتن ایمیلها و پیگیریها بعد از نمایشگاه، میتوانید از هر تور نمایشگاهی، حداکثر نتیجه تجاری ممکن را بگیرید و نام برندتان را در ذهن شرکای اروپایی ماندگار کنید.
امیدوارم از این مطلب در مجله گروه گردشگری سفرهای هزار و یکشب مجری مستقیم تورهای نمایشگاهی اروپا لذت برده باشید.